Protocollo Informatico è il software che consente di ottimizzare la protocollazione e la classificazione dei documenti nella Pubblica Amministrazione. L’applicazione segue l’iter del documento all’interno dell’ente. Protocollo Informatico viene utilizzato per: avere una corretta registrazione del protocollo dei documenti(sia in entrata che in uscita); registrare tutti gli eventi relativi ad un documento, così che siano facilmente reperibili da parte degli utenti abilitati; garantire la sicurezza e l’integrità dei documenti protocollati, in modo da evitare modifiche successive anche accidentali; consentire al responsabile del Protocollo di pianificare in maniera semplice e veloce l’attività degli operatori dei vari uffici, verificandone costantemente i carichi di lavoro; fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti generati al termine della procedura; garantire la corretta organizzazione dei documenti e la definizione di uno standard operativo comune da seguire nel trattamento dell’informazione da parte degli uffici di uno stesso ente; consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni da parte di soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela della privacy e del trattamento dei dati personali; garantire il funzionamento degli uffici periferici anche in assenza del collegamento con la sede centrale; sfruttare le moderne tecnologie informatiche per lo scambio di informazioni e documenti tra uffici e collaboratori; consentire l’uso dell’applicazione da parte di più amministrazioni pubbliche (multiutenza), garantendo sia la trasmissione che la ricerca di documenti appartenenti a diverse amministrazioni.E’ consentita la protocollazione e la gestione della rubrica con il domicilio elettronico.